Stor brist på logistikkompetens i vården

oktober 31, 2019 LOGISTIK , UPPHANDLING
Stor brist på logistikkompetens i vården

– Inköpsavdelningar är bra på LoU – lagen om offentlig upphandling, men saknar oftast kompetens inom de områden man upphandlar, säger Ritva Rosenbäck.

Upphandlingen av Apotekstjänst och de påföljande problem med materialbrist och inställd vård som blev resultatet, är bara ett symtom på en större sjukdom. Det menar Ritva Rosenbäck, vårdlogistikkonsult och författare.  – Kunskapen om att logistik är en vetenskap och att man behöver kompetens för att klara ut det på ett bra sätt, den är väldigt låg i vården. 

Apotekstjänstskandalen har fått människor att få upp ögonen för logistik. Att vård ställs in på grund av personalbrist, det kan folk begripa, men att den ställs in på grund av brist på material?  Är det inte bara att ta några pallar från lagret och köra ut? 

Den bristande insikten i den egna logistikapparaten går tyvärr ända in i vårdorganisationen, menar Ritva Rosenbäck. 

–  Min känsla är att kompetensen inom logistik i vården är liten, och att det saknas förståelse för att logistik är ganska svårt när det handlar om stora volymer av produkter som ska fram snabbt, säger Ritva Rosenbäck, som bland annat författat boken “Produktionsstyrning i sjukvården”, om hur de vägar man styr personal- och materialflöden inom industri och produktion, även kan göra vårdsystemet mer effektivt och robust. 

Ta höjd för störningar

Logistik är kunskapen om att leda och kontrollera flöden, ofta materialflöden, och alla logistiker vet att förändringar som påverkar flödet – som en lagerflytt eller ett byte av tredjepartslogistiker, är riskfyllda. Lagerflyttar innebär ofta stora störningar och det har hänt att företag gått under på grund av logistikstrul efter en lagerflytt – i Sverige är Lekmer och Teknikmagasinet  exempel på företag som drabbats hårt av dyra eller misslyckade lagerflyttar. Även Fords flytt av reserdelslagret till Ebrex i Örebro tidigare i år gav stora störningar i verksamheten och Apotek Hjärtats automatisering av lagerverksamheten i Norrköping har gett kedjan stora leveransproblem under året. 

Vid förändringar i logistikupplägget – om det så handlar om att byta logistikaktör, automatisera eller att flytta lagret, förbereder sig privata företag för störningar och tar ofta höjd för sådana. Ändå blir resultatet ofta längre ledtider under lång tid efter –  något som inte fungerar i en samhällskritisk funktion där material måste finnas när den behövs. Där måste man se till att ha en plan B, och plan C vid störningar. 

– Kunskapen om att logistik är en vetenskap och att man behöver kompetens för att klara ut det på ett bra sätt, den är väldigt låg i vården, säger Ritva Rosenbäck. 

Materialförsörjningsproblemen efter bytet till tredjepartslogistikern Apotekstjänst fortsätter ställa till problem i vården. Foto Akademiska sjukhuset.

Otydliga avtal

Exakt vad som gått fel i fallet Apotekstjänst, är svårt att säga som utomstående, men det kan vara en kombination av flera faktorer, menar Ritva Rosenbäck. 

– Det är jättesvårt att säga när man inte pratat med aktörerna. Men det kan vara en kombination av allting, både ett dåligt avtal och fel leverantör. Regioner skriver i allmänhet ganska dåliga avtal, enligt min mening,  säger Ritva Rosenbäck. 

Med ett “dåligt” avtal menar hon ett som t ex inte i siffror specificerar uppdraget och dess omfattning, och där det inte står skrivet vad som sker om man faktiskt inte klarar av sitt uppdrag – avtalet kanske bryts, det blir böter etc.  

– Jag har tittat en del på IT-avtal och de brukar vara ganska dåliga, och inte skrivna på ett sådant sätt att leverantören faktiskt har krav på sig att klara sitt uppdrag, säger Ritva Rosenbäck. 

– När det gäller avtal om vård kan det till och med vara så att man inte skriver hur mycket vård som har getts utan de har bara fått ett avtal för ett visst område. Om du då ska byta leverantör så vet du inte hur många endoskopier som ska göras. 

Avtalen driver inte kvalitet

Apotekstjänst är ett extremt exempel, men bara ett symtom på en större “logistikkunskapsbrist” inom vården, menar hon. 

– Bristen på kompetens inom logistik gör att man inte har ett system för att berätta hur mycket material man behöver för en viss “produktion” som till exempel ett visst antal operationer, förklarar hon. 

– Det finns exempelvis ett operationssystem som heter Orbit; där kan man föra in material, men den modulen används inte, för man tycker det är för krångligt.

I fallet Apotekstjänst, gick företaget tidigt ut och anklagade regionerna för att “beställa för mycket”,  något som regionerna och den tidigare leverantören i sin tur tillbakavisade. Hade uppdraget och volymerna varit tydligt formulerat i avtalet, borde sådana diskussioner inte förekomma, menar Ritva Rosenbäck. 

– De avtal som tas fram i vården är ofta detaljerade – men om fel saker, inte på sådant som verkligen driver kvalitet, säger Ritva Rosenbäck. 

Smal kompetens hos inköpare

De inköpsavdelningar som ofta sköter upphandling av tjänster och material saknar ofta kompetens utöver juridisk och ekonomisk, menar hon. 

– Inköpsavdelningar är bra på LoU – lagen om offentlig upphandling,  men saknar oftast kompetens inom de områden man upphandlar, säger Ritva Rosenbäck. 

Saknas förståelse för uppdragets komplexitet vet man inte vilka saker man ska fråga efter för att sålla fram kandidater som både är villiga och har möjlighet att klara uppdraget på ett bra sätt. 

Resultatet blir att fel kandidater kommer fram, och att man sedan väljer den billigaste, som kanske inte ens är lämplig för uppdraget. 

– Har man en inköpsavdelning blir det alltid väldigt mycket styrning på pris.

Själv tycker hon att upphandlingsenheter inom vården borde ta in kompetens utifrån, där man inte kan stå för den själva. 

–  Man borde ta in väl beskriven kompetens inom det område som upphandlas; det kan vara IT-kompetens vid en IT-upphandling, logistikkompetens vid en logistikupphandling eller kompetens inom en särskild typ av vård. Inköp i sig har inte kompetens om det, deras kompetens är upphandling. 

– Dessutom måste vården ha en krisberedskap, något som uppenbarligen saknas nu.

Av Klara Eriksson


Läs mer