Skärgårdskommunen Värmdö öster om Stockholm är en av Sveriges snabbast växande kommuner.
Sedan Värmdös bygg- och miljöavdelning började arbeta enligt lean har handläggningen av bygglovsärenden i snitt minskat från 6–12 månader 2008 till 4,5–5 veckor 2014.
Nu fortsätter kommunen sin leanresa och 2020 ska hela kommunen arbeta enligt lean skriver tidningen Byggindustrin.
När Carina Molin började på bygg- och miljöavdelningen i Värmdö 2008 kunde det ta upp till ett år för avdelningen att handlägga ett bygglov. År 2009 fick förvaltningen ett politiskt uppdrag att jobba smartare, med renare processer och mer ordning och reda.
– Det var en politisk vision och vilja som satte igång det och vi har verkligen gjort en fantastisk resa, säger Carina Molin, i dag chef för samhällsbyggnadsavdelningen.
Genom att gå igenom alla sina processer och skapa tydliga rutiner och mallar för alla arbetsmoment har man åstadkommit en enhetlig utformning av beslut och en samsyn på hur ärendena ska handläggas. I samband med att bygg- och miljöavdelningen påbörjade sin leanresa digitaliserades också hela handläggningssystemet.
– Vi fick möjlighet att utforma ärendehanteringssystemet själva, utifrån de behov vi hade. Så parallellt med leanarbetet hade vi en digitaliseringsprocess, säger Carina Molin.
Sedan 2015 har frågan om att arbeta med smartare processer lyfts på nytt och nu ska alla sektorer i kommunen jobba enligt lean och genomlysa sina processer. Målet är att hela kommunen ska jobba enligt lean 2020.
På samhällsbyggnadsavdelningen har man beskrivit hur hanteringen av planärenden fungerar i nuläget och identifierat slöseri och flaskhalsar i processen och satt upp ett framtida önskat läge.
– Det politiska målet är att vi ska kunna ta fram en detaljplan på ett år inom den här mandatperiodens utgång – från start-PM till antagande i fullmäktige, säger Carina Molin.
Ännu har de inte kunnat skörda frukterna av satsningen på samhällsbyggnadsavdelningen.
– Men på bygg- och miljöavdelningen, där vi började redan 2010, har vi skördat enormt mycket frukt, säger Carina Molin.
Resultatet av arbetet är tydligt. Exempelvis har handläggningstiderna kortats från 6–12 månader till 4,5–5 veckor i genomsnitt.
– Det är en jätteförändring. Det är helt magiskt när det flyter på. Kunden hamnar i fokus, rutinerna flyter på och kunderna är nöjda.
En annan stor vinst är att arbetsmiljön har blivit så mycket bättre, enligt Carina Molin.
Men det tar tid att förändra arbetssätt. Först när man har hittat fram till en bra process kan man börja skruva och göra den ännu bättre, enligt leans filosofi om ständiga förbättringar.
Från början fanns ingen större längtan efter förändring bland personalen.
– Men när jag slutade för ett år sedan så fick jag nästan hålla emot deras strävan efter utveckling. Det har varit en otroligt häftig resa att få se den utvecklingen och hur det förändrats över tid, säger Carina Molin.
