Ineffektiva möten är en börda för många av oss. Som chef har du också ett ansvar för att de möten du själv kallar till är effektiva och inte slösar bort dyrbar arbetstid.
Matthew May, författare och grundare av EDIT Innovation, slår ett slag för mer Lean
i möteskulturen. Han menar att Lean även kan användas för mötesplanering. Här är tre av hans tips:
1. Fokusera på att fatta beslut
Samla den information och det underlag som krävs för att fatta beslutet redan innan
själva mötet. Då sparar du in mötestid som kan användas till annat. Du behöver inte
kalla till ett möte för att sedan landa i att det krävs mer underlag – se till att
skaffa rätt underlaget innan och förbered det så att beslutsfattandet på själva
mötet sedan går snabbt.
2. Tolv minuter räcker
Har du förberett mötet väl , försett mötesdeltagarna med relevant underlag i förhand
och följt punkt 1 bör mötet vara snabbt avklarat. Medarbetarna som kallats till
mötet ska omedelbart förstå varför de är där. Hellre lite fler och korta, effektiva
möten än långa och ineffektiva.
3. Var inte för social
Var inte rädd för att vara osocial. Väl på plats ska du inte behöva känna något
tvång att småprata och knyta kontakter. Det kan du göra över en lunch, vid
kaffeautomaten eller vid andra tillfällen.
Matthew May föreslår tre kontrollfrågor för att avgöra om möteskulturen behöver
förändras. Är svaren “nej” kan det vara ett tecken på att nya mötesrutiner behövs.
Tillförde mötet något mervärde för deltagarna?
Handlade mötet om en viktig eller avgörande fråga?
Kunde mötet starta och avslutas på avtalad tid och utan onödig väntan?
